Podpisy email dla Office 365 dostosowane do odbiorcy – nowa funkcja i jej nieograniczone możliwości

Podpisy email to świetne narzędzie służące do budowania profesjonalnego wizerunku Twojej marki. Sprawdzą się również jako narzędzie marketingowe, szczególnie jeśli potrafisz trafnie określić, czego oczekują Twoi odbiorcy. Dlatego z przyjemnością informujemy o najnowszej funkcji CodeTwo Email Signatures for Office 365, rozszerzającej dotychczasowe możliwości programu – regułach, które pozwolą dodawać różne podpisy email w zależności od odbiorców Twojej wiadomości. Dzięki połączeniu tej nowej funkcjonalności z opcją definiowania warunków dodawania podpisów email w oparciu o nadawców lub słowa kluczowe zawarte w tytule albo w treści wysyłanych wiadomości, będziesz mieć pełną kontrolę nad podpisami w Twojej organizacji.

Podpisy dostosowane do odbiorcy – Twoja nowa tajna broń

Podstawową funkcją CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest tworzenie podpisów email i definiowanie reguł kontrolujących ich dodawanie. Dzięki wprowadzeniu warunków i wyjątków opartych na danych adresatów, zyskujesz większą swobodę w tworzeniu reguł, które odpowiadają potrzebom Twojej firmy. Oto kilka przykładów użycia takich reguł:

• Dział marketingu chce przeprowadzić targetowaną kampanię mailingową
  W tym celu można stworzyć szablony podpisów email z różnymi banerami i szczegółowo określić grupę odbiorców każdego szablonu.
  
  
• Twoja firma wprowadziła zasadę dodawania podpisów z pełnymi danymi kontaktowymi tylko do wiadomości email wysyłanych na zewnątrz
  Osoba odpowiedzialna za zarządzanie podpisami email może zaprojektować dwa szablony: jeden, zawierający podstawowe dane nadawcy (imię i nazwisko, zajmowane stanowisko) oraz drugi, bardziej szczegółowy, z wszystkimi niezbędnymi danymi kontaktowymi. Następnie wystarczy już tylko skonfigurować oprogramowanie CodeTwo, aby stosowało odpowiednie szablony do wiadomości wysyłanych do określonych odbiorców: wewnętrznych lub zewnętrznych.
  
  
• Manager firmy o globalnym zasięgu chce korzystać z podpisów email, które zostaną automatycznie dostosowane do języka odbiorcy
  Możesz mu w tym łatwo pomóc, przygotowując szablony podpisów w różnych wersjach językowych. Użyj filtra adresów email dostępnego w zakładce Recipients i zdefiniuj domenę (*.com; *.ca; *.de itp.) dla każdej wersji językowej szablonu.
  
  
• Chcesz wysłać wiadomość email do wielu odbiorców, ale niektórzy z nich powinni zobaczyć inne podpisy niż pozostali
  CodeTwo Email Signatures for Office 365 sprawdzi się również w takim przypadku. Wystarczy stworzyć osobne reguły wykorzystujące różne szablony podpisów email i zdefiniować odbiorców dla każdej z nich – reszta zadziała automatycznie.

Jak to działa?

Reguły uruchamiane są na podstawie zdefiniowanych warunków i wyjątków. W najnowszej wersji programu możesz tworzyć reguły w oparciu o nadawców, odbiorców (w tym także o kierunek wiadomości) oraz słowa kluczowe zawarte w treści lub temacie emaila. Ustawienia te dostępne są z poziomu Manage Signatures App, a każdy zestaw warunków dostępny jest na osobnej zakładce.

Definiowanie nowych warunków odbywa się w zakładce Recipients (która zastąpiła zakładkę Email direction). Program pozwala teraz dodawać podpisy do wiadomości email wysyłanych do:

• wszystkich odbiorców lub wyłącznie do odbiorców wewnętrznych/zewnętrznych,
• członków wybranych grup i list dystrybucyjnych w Azure Active Directory,
• określonych adresów email, domen itp.

Górne okno zawiera listę adresatów, których będzie dotyczyć reguła. Innymi słowy, jeśli użytkownik wyśle wiadomość do tych odbiorców, zostanie do niej dodany podpis. Z kolei lista w dolnym oknie pozwala określić adresatów, którzy nie zobaczą danego podpisu w otrzymanym emailu.

Określając adresy email odbiorców możesz użyć gwiazdki (*), aby zastąpić dowolną część adresu, dzięki czemu lista odbiorców nie będzie ograniczona jedynie do konkretnych osób lub członków grupy. Można w ten sposób tworzyć reguły, które będą stosowane do wiadomości wysyłanych do wybranych domen, grup językowych itd. (np. *gmail.com, *.de, itp.).

Jak zacząć?

Podobnie jak w przypadku wszystkich aktualizacji CodeTwo Email Signatures for Office 365, aby uzyskać dostęp do nowej funkcjonalności programu, nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Wystarczy uruchomić Manage Signatures App, a program zaktualizuje się automatycznie. Jeśli niedawno korzystałeś z naszej aplikacji, bardzo możliwe, że masz już dostęp do zakładki Recipients.

Obecni użytkownicy

Nowa funkcja i związane z nią w warunki w żaden sposób nie wpłyną na istniejące w programie reguły. Ustawienia określone w zakładce Email direction zostaną przeniesione do zakładki Recipients i automatycznie zastosowane w Twoich regułach.

Dowiedz się więcej o nowej funkcjonalności programu (oraz o stosowaniu innych warunków i wyjątków, których możesz użyć do kontrolowania dodawania podpisów email) w instrukcji obsługi programu.

Logowanie do CodeTwo Email Signatures for Office 365

Otwórz Manage Signatures App

Dowiedz się więcej o CodeTwo Email Signatures for Office 365

Jeśli masz pytania dotyczące nowej funkcji, skontaktuj się z nami. Jesteśmy dostępni 24/5.