Artykuł zaktualizowany 14.04.2020 r.
W tym artykule pokażę, jak wygląda tworzenie i edycja podpisów w kliencie poczty Office 365.
- Po zalogowaniu na konto Office 365, należy kliknąć na ikonę Outlook w górnym pasku albo w panelu bocznym i uruchomić aplikację Outlook Web App.
- Następnie należy kliknąć na ikonkę opcji w prawym górnym rogu i w wyświetlonym panelu wybrać opcję Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook.
- W nowym oknie należy wybrać Poczta > Redagowanie i odpowiadanie. Otworzy się edytor, w którym można stworzyć lub zmienić swój podpis. Można tu też ustawić, czy podpis ma być dodawany do nowych wiadomości, czy także do odpowiedzi i maili przekazywanych dalej. Kliknij Zapisz, aby zachować podpis. Po zamknięciu okna będzie on gotowy do użycia.
Edytor pozwala na korzystanie z podstawowych funkcji formatowania, takich jak wybranie rodzaju, koloru i rozmiaru czcionki, wstawienie obrazka do tła, dodawanie hiperłączy, list itp. Warto zauważyć, że została dodana domyślna funkcja dodawania zdjęć, jednakże wciąż nie ma możliwości zapisania kilku wzorów podpisu.
Edytor pozwala na korzystanie z podstawowych funkcji formatowania, takich jak wybranie rodzaju, koloru i rozmiaru czcionki, wstawienie obrazka do tła, dodawanie hiperłączy, list itp. Warto zauważyć, że została dodana domyślna funkcja dodawania zdjęć, jednakże wciąż nie ma możliwości zapisania kilku wzorów podpisu.Użytkownik ma w edytorze do wyboru dwie opcje:
- Automatycznie dodawaj mój podpis do nowych redagowanych wiadomości
- Automatycznie dodawaj mój podpis do wiadomości przekazywanych dalej i odpowiedzi
Dzięki temu można zdecydować, czy podpis będzie dodawany tylko do nowych wiadomości, czy też ma być dodawany do każdej odpowiedzi. Wybór pierwszej opcji sprawia, że podpis będzie widniał tylko na dole konwersacji, druga opcja pozwala na szybkie orientowanie się kto co napisał w dłuższych rozmowach. Druga opcja jest częściej wykorzystywana, jednak może się przy niej pojawić problem, jeśli podpis jest obszerny lub jeśli w podpisie są umieszczone noty prawne: konwersacje stają się wtedy nieczytelne.
W przypadku gdy żadna z opcji nie jest zaznaczona, stworzony przez nas podpis można dołączyć do wiadomości ręcznie, podczas jej tworzenia:
Po zapisaniu ustawień i powrocie do widoku skrzynki mailowej można zauważyć, że w zależności od wybranych opcji dodawania podpisów automatycznie, stworzony przez nas wzór będzie się pojawiał podczas tworzenia wiadomości i/lub odpowiedzi i przekazania maila dalej. Jeśli natomiast nie wybrano automatycznego dodawania podpisu, można dodać podpis klikając przycisk Więcej (…)i wybierając z menu Wstaw podpis.
Wskazówka dotycząca oprogramowania
Aby centralnie projektować i zarządzać podpisami wielu użytkowników w Office 365, warto wykorzystać CodeTwo Email Signatures for Office 365. Program jest dużo bardziej rozbudowany od wbudowanego w Office 365 narzędzia do zarządzania podpisami.
Jego funkcje obejmują m.in.:
- Wbudowane narzędzie do edycji podpisów w HTML,
- Możliwość dodania nie tylko podpisu pod wiadomością, ale i łatwa edycja nagłówka wiadomości,
- Możliwość wyboru spośród udostępnionych przez administratora wzorów podpisów,
- Możliwość dodania podpisu bezpośrednio pod odpowiedzią, a nie na końcu konwersacji,
- Dane użytkowników aktualizowane przez łatwe w użyciu pola dynamiczne,
- Zastosowanie różnych wzorów podpisów dla nowych wiadomości i odpowiedzi,
- Automatyczne dodawanie podpisów do emaili wysyłanych z każdego urządzenia.
Witam,
a jak z poziomu Office 365 oczywiście z uprawnieniami globalnymi administraotra usunąć wszyskie STOPKI dodane MANUALNIE w programie Outlook?
Z poziomu Office 365 nie da się tego zrobić. Można skorzystać z mechanizmu zasad grupy (GPO) ale tylko jeśli użytkownicy podłączeni są do jednego Active Directory W tym artykule dostępna jest instrukcja jak to zrobić. W innym wypadku pozostaje ręczne usuwanie stworzonych w Outlooku stopek.
Dziękuję za odpowiedz.
Mam jeszcze jedno pytanie.
Po dodaniu użytkownika do konkretnej grupy ile zajmuje przeciętnie przypisania licencji w CodeTwo?
Po 2h zdecydowałem sie jeszcze raz dodać użytkownika ale narazie nic sie nie dzieję.
Pozdrawiam
Czas oczekiwania może wynosić od kilku minut aż do kilku godzin. Wynika to z faktu, że Office 365 potrzebuje tyle czasu aby zaktualizować informacje dotyczące grup dystrybucyjnych i ich członków. Więcej na ten temat można przeczytać w pytaniu numer 10 w FAQ.
Pozdrawiam.
Bardzo dziękuje za pomoc. Życzę milego dnia.
Dzien dobry a jak dodac stopke juz gotowa ?Czyli jak wkleic bo nijak nie moge a mam tam logo firmy
Dzień dobry,
Przy wklejaniu gotowej stopki często pojawiają się problemy z formatowaniem i grafikami. Najbardziej pewnym sposobem na dodanie gotowej stopki w OWA jest:
Witam.
mam inny problem. Czy jest możliwość dodania drugiego podpisu z którego korzysta się mając skrzynkę udostępnioną ?
W tej chwili mam tak: adres imienny
imie@nazwa.pl , podpis imienny
helpdesk@nazwa.pl – podpis ogólny ale inny niż imienny
Przy próbie dodania nowego w ustawieniach mam do wyboru tylko adres imienny do którego mogę przydzielić nowy podpis , outlook nie pokazuje tego udostępnionego. Pozdrawiam
Dzień dobry.
Opcja dodania podpisu do skrzynki udostępnionej powinna się pojawić po dodaniu jej jako drugiego konta w Outlooku. Dokładna instrukcja dostępna jest w artykule: How to set up different email signatures for shared mailbox and user mailbox in Office 365?
Mam pytanie, a jak ustawić 2 różne podpisy na outlooku online?
Bez użycia dodatkowych narzędzi – na chwilę obecną jest to niemożliwe. Przy centralnym zarządzaniu podpisami – żaden problem.
Witam, jak wstawić stopkę w formacie html ?
Metoda wspomniana w artykule pozwala na ustawienie stopki właśnie w formacie HTML. A jeśli chodzi o samo stworzenie takiego podpisu, można to łatwo zrobić korzystając z naszego darmowego generatora stopek.
Witam.
Mam gotową stopke html… jak dodać ją do outlook ? posiadam najnowszą wersję outlook 365 biznes . z gory dziekuje za pomoc
Dzień dobry,
Jeśli ma się gotowy plik HTML ze stopką, najprościej otworzyć ten plik w przeglądarce, skopiować podpis i wkleić go w edytorze podpisów danego klienta pocztowego. W przypadku Outlooka, edytor jest dostępny pod ścieżką File > Options > Mail > Signatures. Szczegółowe instrukcje można znaleźć np. w tym artykule.
Dzień dobry,
czy można mieć dwie stopki i wstawiać w zależności do kogo się pisze?
Dzień dobry,
Outlook on the web ma aktualnie opcję dodania tylko jednej stopki. Żeby wstawić inną stopkę, trzeba by było ją trzymać np. w szkicach wiadomości i wklejać ręcznie.
No chyba że w danej organizacji korzysta się z CodeTwo Email Signatures for Office 365 – wtedy każdy użytkownik może mieć przypisane wiele stopek, które można automatycznie dodawać do wiadomości w zależności od odbiorcy.
Witam a jak zmienic w Aplikacji podpis poniewaz na stronie zmienilem i w telefonie ale w aplikacji nadal jest stary i w zaden sposob niemoge go zmienic ani usunac
W której aplikacji? Jeśli mobilnej, to np. Outlook for Android nie wspiera podpisów HTML – ustawienie podpisu takiego jak w Outlook on the web może nie być możliwe.
Jeśli chodzi o Outlook for Windows, jego ustawienia podpisów mogą być zablokowane np. przez wpis w rejestrze. Ten artykuł KB pokazuje jak to zrobić.