Podpisy email
na serwerze Exchange
Ustawianie podpisów email i not prawnych na serwerze Exchange
Wbudowane funkcje
Serwer Exchange posiada funkcje pozwalające zarządzać podpisami email dla całej organizacji. Aby ustawić spersonalizowane podpisy email na lokalnych serwerach Exchange 2019/2016/2013/2010, należy:
- Przygotować wzór podpisu email w formacie HTML, wraz z użyciem dynamicznych pól Active Directory (można w tym celu posłużyć się dowolnym edytorem HTML lub wykorzystać darmowy edytor podpisów email dla serwera Exchange).
- Skonfigurować regułę przepływu poczty (regułę transportową), która będzie korzystać z tego wzoru. Linki poniżej prowadzą do szczegółowych wyjaśnień w języku angielskim, pokazujących krok po kroku jak to zrobić na poszczególnych wersjach serwera Exchange:
Info: W przypadku serwera Exchange 2007, należy zapoznać się z tym artykułem.
Co nie może być zrobione z wykorzystaniem wbudowanych funkcji Exchange Server:
- Dodawanie podpisów zawsze dokładnie pod ostatnią odpowiedzią lub wiadomością przekazaną dalej. Odpowiadając na wiadomość, podpis email nie jest osadzany w kontekście odpowiedzi, tylko na samym dole całego łańcucha wiadomości, przez co odbiorca często w ogóle go nie widzi.
- Brak wsparcia dla wbudowanych obrazków – odbiorca zobaczy logo firmy tylko, jeśli kliknie „Pobierz obrazki”.
- Podpisy nie są widoczne w folderze 'Elementy wysłane', przez co osoby wysyłające wiadomość email nigdy nie wiedzą, czy ich podpis został do tej wiadomości dodany (dopóki nie otrzymają wiadomości zwrotnej od odbiorcy).
Powyższe oraz inne ograniczenia można obejść jedynie poprzez wykorzystanie zewnętrznych narzędzi, takich jak CodeTwo Exchange Rules.
Porównanie możliwości serwera Exchange do programu CodeTwo Exchange Rules
Podpisy email załączane dokładnie pod ostatnią odpowiedzią / wiadomością przekazaną dalej
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Serwer Exchange nie potrafi samodzielnie wykryć osobnych wiadomości w konwersacji, dlatego za każdym razem, gdy użytkownik odpowie lub przekaże wiadomość dalej, podpisy email będą załączane na samym końcu całego łańcucha wiadomości.
CodeTwo Exchange Rules wykorzystuje unikalny algorytm, który wykrywa kiedy nowa wiadomość zostaje dodana do konwersacji i załącza podpis dokładnie pod jej treścią.
Automatyczne usuwanie zbędnych linijek w podpisach
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Linijki zawierające zmienne Active Directory, które nie są wypełnione dla danego użytkownika, pozostawiane są jako puste pola w podpisach wstawianych przez serwer Exchange 2019/2016/2013/2010.
Przy użyciu CodeTwo Exchange Rules, linijki z brakującymi zmiennymi AD są automatycznie usuwane z podpisu email.
Podpisy widoczne w folderze wiadomości wysłanych
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Użytkownicy serwera Exchange nie widzą swoich podpisów email i nie mają żadnej możliwości weryfikacji, czy podpisy te dodają się poprawnie (co może prowadzić do zamieszania i sporów).
Podpisy dodawane przez CodeTwo Exchange Rules widoczne są także w wiadomościach umieszczanych w folderze 'Elementy wysłane'. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko sprawdzić, czy ich podpisy faktycznie są dodawane. Wiadomości z podpisami mogą zostać zarchiwizowane na wypadek sporów prawnych.
Wbudowane obrazki, logo i zdjęcia w podpisach email
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Exchange Server 2019, 2016, 2013 oraz 2010 pozwala wstawiać wyłącznie obrazki hostowane w Internecie. Domyślnie obrazki te blokowane są przez klientów poczty email lub mogą być niedostępne w związku z problemami z siecią po stronie odbiorcy lub hosta.
Podpisy email dodawane przez CodeTwo Exchange Rules są zawsze poprawnie wyświetlane i pokazują się w treści wiadomości (nie jako załączniki).
Możliwość oddelegowania zarządzania podpisami email do nietechnicznych pracowników
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Tworzenie lub zarządzanie podpisami email na lokalnych serwerach Exchange wymaga asysty administratora systemu (co wiąże się z marnowaniem czasu i zasobów) lub bezpośredniego administracyjnego dostępu do serwera (co wiąże się z ryzykiem utraty bezpieczeństwa i naruszeniem prywatności).
Moduł zdalnego zarządzania podpisami programu CodeTwo Exchange Rules pozwala ustawić niestandardowe prawa dostępu. Dzięki temu dział Marketingu może zarządzać wszystkimi aspektami podpisów email, bez ryzyka utraty bezpieczeństwa czy marnowania zasobów.
Wbudowany graficzny edytor podpisów
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Wbudowane w Exchange Server rozwiązanie akceptuje wyłącznie kod źródłowy. W praktyce, aby móc z niego korzystać, trzeba być ekspertem HTML, posiadać wiedzę o nazwach atrybutów Active Directory i poświęcić dużo czasu na testowanie...
CodeTwo Exchange Rules oferuje prosty w użyciu wizualny edytor, który posiada szereg opcji umożliwiających modyfikowanie szablonu podpisu email. Edytor ten może automatycznie przekonwertować podpis HTML do formatu RTF lub plain text, co jest niezwykle przydatne w przypadku urządzeń mobilnych oraz klientów poczty nieobsługujących formatu HTML.
Wsparcie dla wszystkich webowych, mobilnych i samodzielnych klientów email (np. Outlook, OWA, iPhone/iPad, Android itp.)
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Konfigurator reguł załączania podpisów
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Personalizacja dzięki dynamicznemu wczytywaniu danych użytkowników
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Tylko Exchange 2019/2016/2013/2010
Niedostępne na Exchange 2007
Możliwość edytowania kodu źródłowego HTML podpisów mailowych
Microsoft Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Tylko Exchange 2019/2016/2013/2010
Niedostępne na Exchange 2007
Wbudowany w CodeTwo Exchange Rules edytor pozwala na podgląd i edycję kodu źródłowego dla wszystkich szablonów podpisów email.
Jak działa CodeTwo Exchange Rules:
- Użytkownik wysyła wiadomość ze swojego komputera lub urządzenia mobilnego.
- CodeTwo Exchange Rules dodaje do wiadomości spersonalizowany podpis.
- Odbiorca widzi spersonalizowany podpis pod treścią maila.
Interesują Cię rozwiązania do centralnego zarządzaniem podpisami email na serwerze Exchange?
