RODO w CodeTwo
Centrum Informacji
25 maja 2018 w Unii Europejskiej zostało wprowadzone Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). W celu udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania związane z RODO i CodeTwo stworzyliśmy Centrum Informacji RODO.
Prywatność oraz bezpieczeństwo Twoich danych osobowych
W CodeTwo przykładamy wiele uwagi do zapewnienia poufności oraz bezpieczeństwa danych osobowych. Podczas przetwarzania danych osobowych zawsze przestrzegamy następujących zasad:
- nie gromadzimy więcej informacji niż jest to konieczne;
- nie wykorzystujemy Twoich danych osobowych do celów innych niż te zawarte w Polityce Prywatności;
- nie przechowujemy Twoich danych dłużej niż jest to konieczne;
- nie ujawniamy Twoich danych w przypadkach innych niż określone w Polityce Prywatności.
Ponadto zobowiązujemy się do dostarczania rozwiązań, które ułatwiają naszym klientom przestrzeganie regulacji RODO.
W jaki sposób CodeTwo zapewniło przestrzeganie RODO?
CodeTwo współpracowało z zewnętrznymi doradcami, aby upewnić się, że wszystkie operacje oraz procesy są zgodne z RODO. CodeTwo podjęło następujące czynności w celu zapewnienia zgodności z RODO:
1. Zdefiniowanie kontekstu w jakim działa organizacja
CodeTwo skrupulatnie przeanalizował kontekst w jakim działa oraz zidentyfikował istotne jednostki oraz ich role w ramach cyklu życia danych osobowych;
2. Wewnętrzne kontrole
CodeTwo wdrożył procesy oraz kontrole w celu zapewnienia, że żadne istotne decyzje odnoszące się do przetwarzania danych osobowych oraz systemu bezpieczeństwa informacji nie zostaną podjęte bez uprzedniej analizy oraz niezbędnych wewnętrznych zatwierdzeń;
3. Wewnętrzne procedury
CodeTwo zdefiniował obszerny zestaw procedur opisujących przetwarzanie danych osobowych oraz system bezpieczeństwa informacji włącznie z procedurami regulującymi realizację przysługujących praw przewidzianych w RODO.
4. Inspektor Ochrony Danych
CodeTwo wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych – osobę odpowiedzialną za utrzymanie systemu bezpieczeństwa danych osobowych oraz programu zgodności z RODO.
5. Okresy retencji danych oraz zakres przetwarzanych danych
Wprowadziliśmy oraz udokumentowaliśmy okresy retencji danych oraz dokonaliśmy przeglądu naszych procesów odnośnie zakresu zbieranych danych osobistych w celu upewnienia się, że przestrzegana jest zasada minimalnej koniecznej ilości danych.
6. Podmioty trzecie
Zaktualizowaliśmy umowy z podmiotami trzecimi, aby upewnić się, że każda umowa zawiera odpowiednie oświadczenia o ochronie danych wymagane przez RODO oraz wprowadza proces weryfikacji w celu zapewnienia, że podmioty, które nie zagwarantują bezpieczeństwa danych osobowych nie mogą zostać naszymi partnerami biznesowymi.
7. Międzynarodowe transfery danych
Dokonaliśmy przeglądu umów zawartych z podmiotami trzecimi zlokalizowanymi poza Europejskim Obszarem Gospodarczym oraz zaktualizowaliśmy istotne mechanizmy przesyłania danych, aby upewnić się, że międzynarodowe transfery danych osobowych są zgodne z RODO oraz że podmioty trzecie uczestniczące w tej wymianie gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
8. Dokumentacje serwisów
Wprowadziliśmy nową, zaktualizowaną Politykę Prywatności oraz Regulamin Sprzedaży i Świadczenia Usług, aby mieć pewność, że w sposób prawidłowy odzwierciedlają wymogi RODO.
9. Szkolenie i świadomość
Przygotowaliśmy materiały szkoleniowe na temat RODO oraz ochrony danych osobowych, które są stale dostępne dla wszystkich pracowników CodeTwo. Nikt nie może podjąć pracy w CodeTwo bez wcześniejszego odbycia szkolenia z istotnych zapisów RODO. Wszyscy pracownicy CodeTwo przechodzą regularne szkolenia na temat ochrony danych.
Stałe udoskonalanie oraz kontrola
Jesteśmy w pełni świadomi, że zapewnienie przestrzegania regulacji RODO to ciągły proces. W związku z tym zobowiązaliśmy się przechodzić coroczny audyt zgodności z RODO. Jeśli jesteś użytkownikiem CodeTwo Email Signatures 365, masz prawo do otrzymania podsumowania ze Sprawozdania z audytu zgodnie z warunkami opisanymi w naszym Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług.
Ponadto wdrożyliśmy nową własną metodologię tworzenia oprogramowania, która zapewnia, że programy z założenia działają zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Pracujemy również nad kilkoma innymi inicjatywami.
Jak produkty CodeTwo mogą pomóc Twojej firmie w przestrzeganiu RODO?
Nasze programy są wyposażone w funkcje, które mogą pomóc Twojej firmie spełniać wymogi RODO. Więcej informacji można znaleźć w poniższych artykułach (j.angielski):
- Jak usuwać wrażliwe dane z wiadomości email?
- Noty prawne w wiadomościach email zgodne z RODO
- Kopie zapasowe Office 365 a zgodność z RODO
- Jak zaawansowane opcje przesyłania wiadomości mogą pomóc przestrzegać RODO?
- Jak inteligentny mechanizm wypisywania się z list mailingowych może pomóc w przestrzeganiu RODO?
Najczęściej zadawane pytania odnośnie CodeTwo i RODO
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania odnośnie CodeTwo i RODO:
- Który dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez CodeTwo?
Aby dowiedzieć więcej na temat jakie dane gromadzimy, jaki jest cel zbierania danych oraz jak można skorzystać z przysługujących praw wynikających z RODO, zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności.
- Czy muszę podpisać z CodeTwo umowę powierzenia przetwarzania danych?
Jeśli nie używasz CodeTwo Email Signatures 365 nie musisz podpisywać z nami umowy powierzenia przetwarzania danych. Wszystkie nasze programy (poza CodeTwo Email Signatures 365) wymagają instalacji w Twoim własnym środowisku i nie są hostowane w chmurze.
- Jak mogę podpisać z CodeTwo umowę powierzenia przetwarzania danych?
Jeśli zdecydujesz się korzystać z CodeTwo Email Signatures 365 i potwierdzisz zapoznanie się z i zrozumienie naszego Regulaminu Sprzedaży i Świadczenia Usług to w ten sposób podpiszesz z nami umowę o powierzenie przetwarzania danych. Będzie to wymagane podczas procesu zakupu licencji. Po dokonaniu zakupu, otrzymasz na wskazany w formularzu adres email wstępnie podpisaną kopię naszego Regulaminu wraz z potwierdzeniem złożenia zamówienia.
- Czy mogę podpisać z CodeTwo dodatkową umowę poufności?
Jeśli masz pytania odnośnie niestandardowych umów, skontaktuj się z nami.
- Jakie rodzaje środków zastosowało CodeTwo w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych CodeTwo w kontekście używania CodeTwo Email Signatures 365?
Informacje na temat wprowadzonych środków bezpieczeństwa można znaleźć w Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług, w Załączniku 1 - Podsumowanie środków bezpieczeństwa wdrożonych przez CodeTwo.
- Chcę skorzystać z moich praw przewidzianych w RODO. Jak mogę to zrobić?
Jeśli chcesz zrealizować swojej prawa przewidziane w RODO, skontaktuj się z nami. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie zgodnie z naszą Polityką Prywatności.
- Czy została wyznaczona osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych w CodeTwo?
Tak. Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, który jest odpowiedzialny za koordynowanie, monitorowanie oraz ulepszanie naszego programu przestrzegania bezpieczeństwa i poufności danych, i z którym można się skontaktować poprzez ten formularz.
Skontaktuj się z nami
W razie jakichkolwiek pytań odnośnie zgodności CodeTwo z RODO lub tego w jaki sposób zapewniamy ochronę Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami.
