Mamy przyjemność ogłosić, że do grona naszych cenionych programów do zarządzania podpisami email dołączył właśnie nowy produkt – CodeTwo Email Signatures for Office 365.
Nowa aplikacja łączy w sobie 8 lat doświadczenia zdobytego podczas rozwijania programów do zarządzania podpisami email na platformie Microsoft Exchange oraz innych platformach posiadających najwyższe standardy bezpieczeństwa przetwarzania danych Microsoft Azure. W rezultacie program ten oferuje taką samą skalowalność oraz bezpieczeństwo użytkowania jakie zapewnia Exchange Online dając jednocześnie więcej możliwości podczas tworzenia podpisów email.
Scenariusz często wygląda tak – któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami w firmowych emailach – w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i – przede wszystkim – brak jest wymaganych przez prawo informacji! Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!”
OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie. Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane, wystarczy przemyśleć co z naszą stopką może być nie tak:
1. Czy stopka zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje?
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek. Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy?
Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana! Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć – jesteś ubezpieczony.
3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange?
Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u. Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO – tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze.
4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo?
Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text).
5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio w odebranym mailu ?
Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila; aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącznik, co jest dla niego uciążliwe. Cała praca z dodawaniem logo firmy i zdjęć użytkowników idzie na marne. Klient widzi profesjonalnie wyglądającą stopkę z grafiką, logo firmy i zdjęciem nadawcy wiadomości bezpośrednio w mailu. Efekt brandingowo-marketingowy zostaje osiągnięty.
6. Czy w konwersacji mailowej stopka pojawia się bezpośrednio pod odpowiedzią?
Stopka dodana do wiadomości będącej odpowiedzią w konwersacji mailowej jest dodawana zawsze na końcu (na dole) maila, zamiast bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią. Sprawia to wrażenie jakby nadawca w ogóle nie dodał stopki, dodatkowo w mailu jest bałagani i nie wiadomo kto co napisał. Każda odpowiedź jest zakończona podpisem wysyłającego. Podpis znajdujący się bezpośrednio pod wysłaną odpowiedzią wygląda profesjonalnie; cała korespondencja jest uporządkowana i łatwo rozpoznać kto co napisał.
7. Czy każda stopka jest spersonalizowana i zawiera dane kontaktowe wysyłającego?
Na przykład: email do klienta nie zawiera numeru komórki sprzedawcy. Utrudnia to bezpośredni kontakt klienta ze sprzedawcą w sprawie nowego zamówienia – szef sprzedaży nie jest zachwycony. Każdy mail wychodzący na zewnątrz jest uzupełniany o dane wysyłającego (a być może również jego zdjęcie). Klient dzwoni bezpośrednio do sprzedawcy i zamawia :-)
8. Czy wszystkie pola w stopce są wypełnione?
Masz w Active Directory niewypełnione pola dla niektórych użytkowników? Jeżeli użyłeś któregoś z nich w szablonie, to w stopce może pojawić się tekst typu „tel. kom. ” . Puste przestrzenie w stopce pokazują całemu światu że masz bałagan w stopkach i … w Active Directory. Zapobiec temu możesz albo uzupełniając w Active Directory wymagane pola dla wszystkich użytkowników, albo (pewniej!) warunkując dodawanie tych pól do stopki w zależności od tego czy są wypełnione w AD.
W stopce nie ma żadnych niewypełnionych informacji – stopka jest spójna, kompletna i ma profesjonalny wygląd.
9. Czy pełna, długa stopka jest dodawana tylko jeden raz w korespondencji mailowej (a nie w każdej odpowiedzi)?
Pełna, zgodna z wymaganiami prawnymi, zawierający dane firmy i disclaimer, stopka dodaje się pod każdą odpowiedzią w konwersacji mailowej. Taka stopka zajmuje dużą część ekranu i zmusza adresata wiadomości do ciągłego scrollowania. Jedna, pełna stopka w mailu wystarczy żeby być chronionym prawnie. Wystarczy dodać ją w pierwszej wiadomości, a w kolejnych odpowiedziach dodawać tylko skróconą wersję stopki.
10. Czy szablon dodanej stopki jest dostosowany do nadawcy i adresata wiadomość?
Wszystkie stopki są jednakowe, co sprawia że są jednakowo niedostosowane do wszystkich wiadomości. Przykładowo: maile wewnętrzne niepotrzebnie zawierają pełne dane firmy, a maile wychodzące do klientów nie posiadają elementów graficznych. Masz różne szablony stopek dostosowane do tego kto do kogo wysyła wiadomość. Dział sprzedaży ma stopki zawierające atrakcyjną grafikę, pełne dane firmy i jej logo. Natomiast stopki w mailach wewnętrznych są krótkie i zawierają tylko wewnętrzne numery telefonów.
Spełnienie tych wymagań tylko przy użyciu wbudowanych mechanizmów serwera Exchange jest bardzo trudne, jeżeli nie niemożliwe. Jeżeli chcesz uniknąć wyżej opisanych problemów, możesz pobrać z naszej strony program, który ułatwi Ci centralne zarządzanie stopkami na serwerze Exchange Program jest używany na tysiącach instalacji w ponad 80 krajach świata i jest obecnie dostępny w wersjach dla serwera, Exchange 2007, Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016 i Exchange 2019.
Jeśli natomiast twoja organizacja korzysta z Office 365, polecamy zapoznanie się z zaawansowanym programem do centralnego zarządzania podpisami email CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeznaczonym do pracy w tym środowisku.
Są po prostu wszędzie: te składające się z dziesiątek czarnobiałych kwadracików kody pojawiają się równie często na opakowaniach, plakatach i ulotkach co w czasopismach oraz książkach, a od pewnego czasu również na YouTube.
Jak podaje Wikipedia, QR codes (ang. Quick Response Codes) to dwuwymiarowe kody, które mogą zostać rozszyfrowane przy pomocy urządzeń mobilnych, takich jak smartphone albo pad. Co sprawiło, że ten właśnie format kodowania stał się tak bardzo popularny w tak krótkim czasie? Zwykła moda? A może potrzeba marketingowego rozgłosu? Ja w każdym bądź razie nie widzę w tym większego sensu. I dlaczego do cholery CodeTwo umieszcza w najnowszej odsłonie CodeTwo Exchange Rules2007 i 2010funkcję do tworzenia kodów QR?! Czytaj dalej „QR Codes w natarciu!!!”
Dziś opublikowaliśmy nowe wersje programów CodeTwo Exchange Rules 2010 (wersja 1.1) oraz CodeTwo Exchange Rules 2007 (wersja 2.2). Obydwa programy posiadają nową funkcjonalność, tzw. Sent Items Update, która umożliwia wszystkim użytkownikom zobaczenie stopek i podpisów w folderze Elementy wysłane w każdym programie pocztowym. Sent Items Update pozwoli nie tylko kontrolować czy stopki zostały dodane poprawnie, ale także umożliwi użytkownikom archiwizację poczty zgodnie z wymogami prawnymi.
Aktualizacja jest darmowa dla wszystkich użytkowników CodeTwo Exchange Rules 2010 oraz dla klientów posiadających wersje 2.x CodeTwo Exchange Rules 2007. W celu zaktualizowania programu, należy pobrać najnowszą wersję ze oficjalnej strony CodeTwo i uruchomić program instalacyjny. Wszystkie ustawienia oraz stopki zostaną zachowane. Nie ma również potrzeby restartowania serwera.
Do pobrania jest już wersja 2.1.3 programu CodeTwo Exchange Rules 2007, zawierającą kilka drobnych poprawek. Poprawiono błąd pojawiający się przy próbie wyświetlenia podglądu stopki dla której nie zdefiniowano żadnego szablonu, problem z przekroczeniem czasu oczekiwania na zatrzymanie usługi Microsoft Exchange Transport podczas instalacji programu i usunięto błąd, który powodował nieuzasadnione przechodzenie programu do wersji demo. Jeśli wymienione błędy utrudniały Ci pracę z naszym programem, pobierz aktualizację i miej problem z głowy.
Poprawka jest darmowa dla użytkowników wersji 2.0 (aktualizacja z wersji 1.x programu do wersji 2.x jest płatna). Pobierz i uruchom program instalacyjny dostępny na naszej stronie – poprzednia wersja zostanie automatycznie zaktualizowana. Więcej szczegółów na temat aktualizacji znajdziesz tutaj.
Opublikowaliśmy wersję 1.0.8 programu CodeTwo Exchange Rules 2010, zawierającą kilka poprawek. Usunięto m.in. problem z przechodzeniem programu w tryb demo w przypadku modyfikacji ustawień kart sieciowych, brak stopki we wiadomościach traktowanych jako Non Interpersonal Message i poprawiono logikę uruchamiania i zatrzymywania usługi Microsoft Exchange Transport. Dodatkowo wszystkie instalowane przez program pliki są teraz podpisane cyfrowo.
CodeTwo Exchange Rules 2010 to oprogramowanie pozwalające na efektywne zarządzanie podpisami i stopkami w wiadomościach email wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange 2010.
Od 14 stycznia 2010 użytkownicy Windows Small Business Server 2008 skorzystają z lepszych warunków zakupu licencji na CodeTwo Exchange Rules 2007, aplikacji służącej do centralnego zarządzania firmowymi stopkami i podpisami w wiadomościach email. Cena instalacji programu na serwerze Exchange 2007 zależy od liczby użytkowników korzystających ze stopek. Zrobiliśmy jednak ukłon w stronę użytkowników Windows Small Business Server 2008 i teraz za licencję mogą oni płacić według jednej, niskiej stawki za pojedynczy serwer SBS, niezależnie od ilości osób używających naszej aplikacji. Koszt licencji dla serwera Exchange 2007, zainstalowanego na Windows Small Business Server 2008, to 369 zł. Zapłacimy więc ponad dwa razy mniej niż w przypadku dotychczasowego licencjonowania, zakładając, że z firmowych stopek i podpisów od CodeTwo korzysta min. pięćdziesięciu użytkowników.
Windows Small Business Server 2008 to system, który łączy w sobie wiele technologii serwerowych (m.in. Windows Server 2008, Exchange Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0) w ramach jednego produktu firmy Microsoft. Dzięki przystępnej cenie i uproszczonej administracji, znajduje zastosowanie w niedużych firmach, posiadających od kilku do kilkudziesięciu komputerów – nowy SBS jest w stanie obsłużyć do 75 stacji roboczych.
Nie jest to jeszcze oficjalna premiera, ale chcieliśmy się po cichu pochwalić, że dostępna jest już do pobrania wersja CodeTwo Exchange Rules dla Microsoft Exchange Server 2010. Jesteśmy pierwszą na świecie firmą, która stworzyła oprogramowanie umożliwiające centralne zarządzanie osobistymi podpisami, firmowymi stopkami i notami prawnymi w Exchange 2010.
CodeTwo Exchange Rules 2010, bo tak nazywa się wersja CodeTwo Exchange Rules dla Microsoft Exchange 2010, można pobrać ze strony internetowej programu, można go również zamówić przez stronę internetową. Dzięki niemu administratorzy serwera Exchange 2010 mogą w ciągu zaledwie kilku minut, skonfigurować jednolite stopki osobiste i podpisy wstawiane automatycznie do wiadomości pocztowych przesyłanych przez serwer Exchange 2010. Daje to firmom możliwość zadbania o swój profesjonalny wizerunek w jednym z najbardziej powszechnych mediów komunikacyjnym współczesnego świata, to jest w poczcie elektronicznej. Dzięki zaawansowanym funkcjom CodeTwo Exchange Rules 2010, wiadomości pocztowe wysyłane z firmy mogą na przykład zawierać w stopce zdjęcia nadawców, czy informacje marketingowe o promocjach i akcjach prowadzonych przez dział sprzedaży firmy.
Być może niektórzy z Was zastanawiają się, po co im tego typu oprogramowanie skoro definiowanie osobistych stopek nadawców jest funkcjonalnością wbudowaną w Exchange 2010? Niestety, standardowej funkcjonalności Exchange 2010 brakuje kluczowych elementów, które powodują, że w większości przypadków nie nadaje się ona do profesjonalnego zastosowania. Jeśli chcecie się dowiedzieć, dlaczego powinniście korzystać z CodeTwo Exchange Rules 2010 do zarządzania wyglądem poczty w Exchange 2010, przeczytajcie ten artykuł: Signatures and disclaimers in Exchange Server 2010.
Opublikowaliśmy poprawkę w wersji 2.1 dla programu CodeTwo Exchange Rules 2007, czyli aplikacji służącej zarządzaniu stopkami firmowymi i podpisami użytkowników w poczcie serwera Exchange. Oto lista najważniejszych zmian:
Teraz istnieje możliwość włączenia rozdzielania pojedynczej wiadomości pocztowej wysyłanej do dużej liczby użytkowników. Funkcjonalność ta jest przydatna, gdy dla wiadomości powinno zostać zastosowanych kilka różnych reguł programu CodeTwo Exchange Rules 2007, np., aby wiadomość ta u różnych odbiorców miała odrębne stopki pocztowe. Standardowo Exchange Server traktuje wiadomość wysyłaną do wielu odbiorców, jako jedną fizyczną wiadomość, co uniemożliwia programowi CodeTwo Exchange Rules 2007 wstawienie różnych stopek dla różnych odbiorców, czy też grup odbiorców. W nowej wersji można włączyć funkcjonalność podziału tego typu wiadomości, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Możliwość rozszerzenia listy dostępnych zmiennych Active Directory o definicje umieszczone w pliku SchemaExtension.txt. Plik z dodatkowymi zmiennymi należy umieścić w katalogu roboczym programu. Nowo zdefiniowane zmienne są dostępne w edytorze stopek po ponownym uruchomieniu serwera.
Dodatkowa pamięć podręczna Active Directory Cache, dzięki której w nowej wersji zmniejszy się liczba koniecznych zapytań Active Directory zwiększając tym samym wydajność programu.
Nowy program instalacyjny typu desktop. Możliwość zainstalowania programu na stacji roboczej bez serwera Exchange. Przydatne dla użytkowników, którzy chcą przygotować plik ustawień programu (settings.dat), a następnie skopiować go na serwer.
Poprawka jest darmowa dla użytkowników wersji 2.0. Jak zawsze w wypadku poprawki, użytkownicy, którzy chcą zaktualizować obecną wersję, powinni pobrać program instalacyjny dostępny publicznie na naszej stronie internetowej i go uruchomić. Poprzednia wersja zostanie automatycznie zaktualizowana, oczywiście wszystkie ustawienia zostaną zachowane.
Opublikowaliśmy wersję 3.1 programu CodeTwo Exchange Rules – aplikacji służącej zarządzaniu stopkami firmowymi i podpisami użytkowników w poczcie serwera Exchange.W programie wprowadzono między innymi:
Możliwość rozszerzenia listy dostępnych zmiennych Active Directory o definicje umieszczone w pliku SchemaExtension.txt. Plik z dodatkowymi zmiennymi należy umieścić w katalogu roboczym programu. Nowo zdefiniowane zmienne są dostępne w edytorze stopek po ponownym uruchomieniu serwera.
Dodatkowa pamięć podręczna Active Directory Cache, dzięki której w nowej wersji zmniejszy się liczba koniecznych zapytań Active Directory zwiększając tym samym wydajność programu.
Nowy program instalacyjny typu desktop. Możliwość zainstalowania programu na stacji roboczej bez serwera Exchange. Przydatne dla użytkowników, którzy chcą przygotować plik ustawień programu (settings.dat), a następnie skopiować go na serwer.
Rozwiązano sporadycznie pojawiający się problem niedochodzących wiadomości, jeżeli zawierały duże załączniki lub były zaadresowane do dużych grup dystrybucyjnych.
Poprawka jest darmowa dla użytkowników wersji 3.0. Jak zawsze w wypadku poprawki, użytkownicy, którzy chcą zaktualizować obecną wersję, powinni pobrać program instalacyjny dostępny publicznie na naszej stronie internetowej i go uruchomić. Poprzednia wersja zostanie automatycznie zaktualizowana, oczywiście wszystkie ustawienia zostaną zachowane.
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.
Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
Są po prostu wszędzie: te składające się z dziesiątek czarnobiałych kwadracików kody pojawiają się równie często na opakowaniach, plakatach i ulotkach co w czasopismach oraz książkach, a od pewnego czasu również na YouTube.
Dziś opublikowaliśmy nowe wersje programów 
Do pobrania jest już wersja 2.1.3 programu 
