Artykuł zaktualizowany 14.04.2020 r. Scenariusz często wygląda tak - któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami  w firmowych emailach -  w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i - przede wszystkim  - brak jest wymaganych przez prawo informacji!  Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!” OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie.  Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane,  wystarczy  przemyśleć co  z naszą stopką może być nie tak: 1. Czy stopka  zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje? W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres,  dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że  niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami! 2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy? Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana!Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć - jesteś ubezpieczony. 3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników  są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange? Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u.  Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO –  tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze. 4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo? Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila  – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text). 5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio  w odebranym mailu ? Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila;  aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącz

Dziś chciałbym zaprezentować jeszcze jeden sposób na wykorzystanie programu CodeTwo Exchange Rules. Nasi klienci, którzy znają już ten program wiedzą, że służy do wysyłanych przez serwer Exchange. jest kompatybilny z serwerem Exchange 2000/2003, natomiast zaprojektowany jest dla serwera Exchange 2007. Liczba firm, które korzystają z tego rozwiązania do obsługi stopek i brandingu w mailach w tym momencie sięga kilku tysięcy i wciąż rośnie. Program jest popularny na całym świecie, ponieważ potrafi i jest kompatybilny ze .

Dzięki zaawansowanym opcjom programu CodeTwo Exchange Rules można stworzyć "inteligentną" stopkę, która zmieni swoją formę w zależności od okoliczności. Na przykład w pierwszym wysyłanym przez nas mailu nasza stopka może być bardzo rozbudowana i zawierać tyle informacji ile tylko chcemy, natomiast w dalszej korespondencji sygnatura może się automatycznie zmniejszyć i składać się jedynie z najistotniejszych informacji dotyczących nas samych, czyli nadawców.

Wbudowany edytor sygnatur w posiada funkcję szybkiego dodawania pól Active Directory. Służy do tego przycisk Pola AD, którego kliknięcie rozwija listę dostępnych pól wraz z polami dodatkowymi dostępnymi pod hasłem Exchattr. Oprócz pól standardowych (np. First Name, Last Name, Company, Title Department), program pozwala na dodanie pól Exchattr. Jeśli połączymy wykorzystanie tych pól wraz z wbudowanym w narzędziem wyłączającym stopki, będziemy mogli pozwolić naszym użytkownikom samemu decydować o tym jaka ma być dodana stopka i w jakim języku. Powiedzmy, że nasza firma jest dwujęzyczna (Polsko/Rosyjska), a zatem wysyła maile raz w jednym a raz w drugim języku. Stopki również muszą być przygotowane w dwóch wersjach.

Od dzisiaj dostępna jest poprawka dla programu pozwalającego centralnie zarządzać podpisami i stopkami w wiadomościach pocztowych wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange 2007. Nowa wersja ma numer 1.0.5. W celu zainstalowania aktualizacji, wystarczy ze strony internetowej i uruchomić go. Obecna wersja zostanie automatycznie zaktualizowana. Po instalacji nie jest wymagane ponowne uruchomienie serwera, ale program instalacyjny zrestartuje usługę Edge Transport.Najważniejszą zmianą w nowej wersji jest sposób przetwarzania reguł dla odbiorców wiadomości, którzy zdefiniowani są w zakresie odbiorców w polu wyjątki. Czyli w polu "Exceptions...".

Obecnie wszystkie nasze wysiłki skupiają są nad pracami nad nową wersją CodeTwo Exchange Rules 3.0 dla serwera Microsoft Exchange 2000/2003. to oprogramowanie, które pozwala na centralne i wygodne zarządzanie stopkami użytkowników i podpisami dodawanymi do wiadomości pocztowych wysyłanych przez serwer Exchange. Planujemy, że nowa wersja 3.0 programu pojawi się pod koniec lutego. Wcześniej będziemy chcieli udostępnić wersję beta programu, która zawierać będzie nowe funkcjonalności. Co nowego w CodeTwo Exchange Rules 3.0?

Od dzisiaj dostępna jest finalna wersja naszego najnowszego programu pozwalającego na centralne zarządzanie stopkami i podpisami dodawanymi do poczty wysyłanej przez serwer Exchange 2007. Od 27 marca program dostępny był w wersji Beta i był testowany przez użytkowników, także w środowiskach produkcyjnych. Przez ten czas nie pojawiły się żadne problemy w jego działaniu. Dlatego z dumą możemy oficjalnie ogłosić finalną wersję programu oznaczoną numerem 1.0.

Od wczoraj dostępna jest poprawka programu służącego do centralnego zarządzania stopkami dodawanymi do wiadomości pocztowych wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange 2000/2003. Aktualna wersja programu to 2.0.1. Poprawka dotyczy tylko jednego, ale w niektórych wypadkach dokuczliwego problemu. Polegał on na osiąganiu dużych rozmiarów przez plik dziennika programu, który w skrajnych przypadkach mógł mieć nawet kilkadziesiąt MB. Nowy plik dziennika nie był tworzony codziennie lub po przekroczeniu limitu 2MB, lecz dopiero po zrestartowaniu usług serwera Exchange. Aby zainstalować zaktualizowaną wersję programu, wystarczy i uruchomić program instalacyjny. Po aktualizacji wymagany jest restart serwera Exchange.