Artykuł zaktualizowany 14.04.2020 r. Scenariusz często wygląda tak - któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami  w firmowych emailach -  w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i - przede wszystkim  - brak jest wymaganych przez prawo informacji!  Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!” OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie.  Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane,  wystarczy  przemyśleć co  z naszą stopką może być nie tak: 1. Czy stopka  zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje? W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres,  dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że  niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami! 2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy? Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana!Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć - jesteś ubezpieczony. 3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników  są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange? Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u.  Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO –  tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze. 4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo? Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila  – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text). 5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio  w odebranym mailu ? Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila;  aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącz

Od dzisiaj dostępna jest finalna wersja naszego najnowszego programu pozwalającego na centralne zarządzanie stopkami i podpisami dodawanymi do poczty wysyłanej przez serwer Exchange 2007. Od 27 marca program dostępny był w wersji Beta i był testowany przez użytkowników, także w środowiskach produkcyjnych. Przez ten czas nie pojawiły się żadne problemy w jego działaniu. Dlatego z dumą możemy oficjalnie ogłosić finalną wersję programu oznaczoną numerem 1.0.

Od wczoraj dostępna jest poprawka programu służącego do centralnego zarządzania stopkami dodawanymi do wiadomości pocztowych wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange 2000/2003. Aktualna wersja programu to 2.0.1. Poprawka dotyczy tylko jednego, ale w niektórych wypadkach dokuczliwego problemu. Polegał on na osiąganiu dużych rozmiarów przez plik dziennika programu, który w skrajnych przypadkach mógł mieć nawet kilkadziesiąt MB. Nowy plik dziennika nie był tworzony codziennie lub po przekroczeniu limitu 2MB, lecz dopiero po zrestartowaniu usług serwera Exchange. Aby zainstalować zaktualizowaną wersję programu, wystarczy i uruchomić program instalacyjny. Po aktualizacji wymagany jest restart serwera Exchange.

Dzisiaj opublikowaliśmy nową wersję - oprogramowania służącego do centralnego zarządzania firmowymi i osobistymi podpisami w wiadomościach wysyłanych przez serwer Exchange 2007. Zaktualizowana wersja programu nie zawiera rewolucyjnych zmian, jest odpowiedzią na najbardziej naglące oczekiwania użytkowników. Najważniejszą zmianą jest wsparcie dla Windows Server 2008. Dodaliśmy również funkcjonalność usuwania pustych linii ze stopek w przypadku, gdy zwartość podstawianej zmiennej z Active Directory jest pusta - funkcjonalność ta znana jest z wersji . Poza tym pojawiło się kilka drobnych poprawek, które wymienione zostały na stronie z . Użytkownicy, którzy korzystają z wcześniejszej wersji programu, mogą bez dodatkowych opłat zaktualizować ją do wersji 1.0.4. W tym celu wystarczy i uruchomić program instalacyjny.

Tydzień temu o polskiej premierze nowej wersji . Miło nam poinformować, że od dziś CodeTwo Exchange Rules 2.0 dostępny jest także dla użytkowników w innych krajach. Anglojęzyczna wersja programu dostępna jest na naszej stronie internetowej . Kilka odnośników do anglojęzycznej wersji programu:

Po długich pracach i przygotowaniach dzisiaj możemy dumnie ogłosić premierę nowego przeznaczonego dla serwera Exchange 2007! Wprawdzie na razie jest to wersja beta, ale została skrupulatnie przez nas przetestowana i liczymy, że za około miesiąc zostanie ogłoszona jako wersja ostateczna. W tym okresie będziemy jeszcze wsłuchiwać się w sugestie użytkowników i być może niektóre z nich zostaną wprowadzone do wersji ostatecznej (Release) programu. Na razie dostępna jest wersja angielska programu, nie ma wersji polskiej i właściwie jeszcze nie wiemy, czy będzie. Ale podejrzewam, że nie jest to dla administratorów Exchange żaden problem, tym bardziej, że sam Exchange Server 2007 nie jest dostępny w wersji polskiej.

Tak jak zapowiadaliśmy, dzisiaj oficjalnie opublikowaliśmy na naszej stronie najnowszą wersję 2.0 CodeTwo Exchange Rules, programu służącego do centralnego zarządzania podpisami dodawanymi do poczty wysyłanej przez Exchange Server 2000/2003.

Okazuje się, że Exchange Rules jest przykładem potwierdzającym zasadę ?dobre bo polskie?. Aby program był jeszcze lepszy, postanowiliśmy zaimplementować trochę nowych funkcji. W kolejnych odsłonach będę posilał się screenshotami, a na razie napiszę jedynie w formacie pure text co nowego szykuje się w programie. Po pierwsze: lepsza integracja z Active Directory.