Artykuł zaktualizowany 14.04.2020 r.
Scenariusz często wygląda tak – któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami w firmowych emailach – w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i – przede wszystkim – brak jest wymaganych przez prawo informacji! Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!”
OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie. Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane, wystarczy przemyśleć co z naszą stopką może być nie tak:
1. Czy stopka zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje?
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.
Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy?
Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana!Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć – jesteś ubezpieczony.
3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange?
Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u. Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO – tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze.
4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo?
Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text).
5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio w odebranym mailu ?
Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila; aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącznik, co jest dla niego uciążliwe. Cała praca z dodawaniem logo firmy i zdjęć użytkowników idzie na marne. Klient widzi profesjonalnie wyglądającą stopkę z grafiką, logo firmy i zdjęciem nadawcy wiadomości bezpośrednio w mailu. Efekt brandingowo-marketingowy zostaje osiągnięty.
6. Czy w konwersacji mailowej stopka pojawia się bezpośrednio pod odpowiedzią?
Stopka dodana do wiadomości będącej odpowiedzią w konwersacji mailowej jest dodawana zawsze na końcu (na dole) maila, zamiast bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią. Sprawia to wrażenie jakby nadawca w ogóle nie dodał stopki, dodatkowo w mailu jest bałagani i nie wiadomo kto co napisał. Każda odpowiedź jest zakończona podpisem wysyłającego. Podpis znajdujący się bezpośrednio pod wysłaną odpowiedzią wygląda profesjonalnie; cała korespondencja jest uporządkowana i łatwo rozpoznać kto co napisał.
7. Czy każda stopka jest spersonalizowana i zawiera dane kontaktowe wysyłającego?
Na przykład: email do klienta nie zawiera numeru komórki sprzedawcy. Utrudnia to bezpośredni kontakt klienta ze sprzedawcą w sprawie nowego zamówienia – szef sprzedaży nie jest zachwycony. Każdy mail wychodzący na zewnątrz jest uzupełniany o dane wysyłającego (a być może również jego zdjęcie). Klient dzwoni bezpośrednio do sprzedawcy i zamawia :-)
8. Czy wszystkie pola w stopce są wypełnione?
Masz w Active Directory niewypełnione pola dla niektórych użytkowników? Jeżeli użyłeś któregoś z nich w szablonie, to w stopce może pojawić się tekst typu „tel. kom. ” . Puste przestrzenie w stopce pokazują całemu światu że masz bałagan w stopkach i … w Active Directory. Zapobiec temu możesz albo uzupełniając w Active Directory wymagane pola dla wszystkich użytkowników, albo (pewniej!) warunkując dodawanie tych pól do stopki w zależności od tego czy są wypełnione w AD.
W stopce nie ma żadnych niewypełnionych informacji – stopka jest spójna, kompletna i ma profesjonalny wygląd.
9. Czy pełna, długa stopka jest dodawana tylko jeden raz w korespondencji mailowej (a nie w każdej odpowiedzi)?
Pełna, zgodna z wymaganiami prawnymi, zawierający dane firmy i disclaimer, stopka dodaje się pod każdą odpowiedzią w konwersacji mailowej. Taka stopka zajmuje dużą część ekranu i zmusza adresata wiadomości do ciągłego scrollowania. Jedna, pełna stopka w mailu wystarczy żeby być chronionym prawnie. Wystarczy dodać ją w pierwszej wiadomości, a w kolejnych odpowiedziach dodawać tylko skróconą wersję stopki.
10. Czy szablon dodanej stopki jest dostosowany do nadawcy i adresata wiadomość?
Wszystkie stopki są jednakowe, co sprawia że są jednakowo niedostosowane do wszystkich wiadomości. Przykładowo: maile wewnętrzne niepotrzebnie zawierają pełne dane firmy, a maile wychodzące do klientów nie posiadają elementów graficznych. Masz różne szablony stopek dostosowane do tego kto do kogo wysyła wiadomość. Dział sprzedaży ma stopki zawierające atrakcyjną grafikę, pełne dane firmy i jej logo. Natomiast stopki w mailach wewnętrznych są krótkie i zawierają tylko wewnętrzne numery telefonów.
Spełnienie tych wymagań tylko przy użyciu wbudowanych mechanizmów serwera Exchange jest bardzo trudne, jeżeli nie niemożliwe. Jeżeli chcesz uniknąć wyżej opisanych problemów, możesz pobrać z naszej strony program, który ułatwi Ci centralne zarządzanie stopkami na serwerze Exchange Program jest używany na tysiącach instalacji w ponad 80 krajach świata i jest obecnie dostępny w wersjach dla serwera, Exchange 2007, Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016 i Exchange 2019.
Jeśli natomiast twoja organizacja korzysta z Office 365, polecamy zapoznanie się z zaawansowanym programem do centralnego zarządzania podpisami email CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeznaczonym do pracy w tym środowisku.
