Jak dodać lub zmienić podpis w Office 365 OWA

Artykuł zaktualizowany 14.04.2020 r.

W tym artykule pokażę, jak wygląda tworzenie i edycja podpisów w kliencie poczty Office 365.

1. Po zalogowaniu na konto Office 365, należy kliknąć na ikonę Outlook w górnym pasku albo w panelu bocznym i uruchomić aplikację Outlook Web App.
   

2. Następnie należy kliknąć na ikonkę opcji w prawym górnym rogu i w wyświetlonym panelu wybrać opcję Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook.

3. W nowym oknie należy wybrać Poczta > Redagowanie i odpowiadanie. Otworzy się edytor, w którym można stworzyć lub zmienić swój podpis. Można tu też ustawić, czy podpis ma być dodawany do nowych wiadomości, czy także do odpowiedzi i maili przekazywanych dalej. Kliknij Zapisz, aby zachować podpis. Po zamknięciu okna będzie on gotowy do użycia.
   Edytor pozwala na korzystanie z podstawowych funkcji formatowania, takich jak wybranie rodzaju, koloru i rozmiaru czcionki, wstawienie obrazka do tła, dodawanie hiperłączy, list itp. Warto zauważyć, że została dodana domyślna funkcja dodawania zdjęć, jednakże wciąż nie ma możliwości zapisania kilku wzorów podpisu.

Użytkownik ma w edytorze do wyboru dwie opcje:

• Automatycznie dodawaj mój podpis do nowych redagowanych wiadomości
• Automatycznie dodawaj mój podpis do wiadomości przekazywanych dalej i odpowiedzi

Dzięki temu można zdecydować, czy podpis będzie dodawany tylko do nowych wiadomości, czy też ma być dodawany do każdej odpowiedzi. Wybór pierwszej opcji sprawia, że podpis będzie widniał tylko na dole konwersacji, druga opcja pozwala na szybkie orientowanie się kto co napisał w dłuższych rozmowach. Druga opcja jest częściej wykorzystywana, jednak może się przy niej pojawić problem, jeśli podpis jest obszerny lub jeśli w podpisie są umieszczone noty prawne: konwersacje stają się wtedy nieczytelne.

W przypadku gdy żadna z opcji nie jest zaznaczona, stworzony przez nas podpis można dołączyć do wiadomości ręcznie, podczas jej tworzenia:

Po zapisaniu ustawień i powrocie do widoku skrzynki mailowej można zauważyć, że w zależności od wybranych opcji dodawania podpisów automatycznie, stworzony przez nas wzór będzie się pojawiał podczas tworzenia wiadomości i/lub odpowiedzi i przekazania maila dalej. Jeśli natomiast nie wybrano automatycznego dodawania podpisu, można dodać podpis klikając przycisk Więcej (…)i wybierając z menu Wstaw podpis.

Wskazówka dotycząca oprogramowania

Aby centralnie projektować i zarządzać podpisami wielu użytkowników w Office 365, warto wykorzystać CodeTwo Email Signatures for Office 365. Program jest dużo bardziej rozbudowany od wbudowanego w Office 365 narzędzia do zarządzania podpisami.

Jego funkcje obejmują m.in.:

• Wbudowane narzędzie do edycji podpisów w HTML,
• Możliwość dodania nie tylko podpisu pod wiadomością, ale i łatwa edycja nagłówka wiadomości,
• Możliwość wyboru spośród udostępnionych przez administratora wzorów podpisów,
• Możliwość dodania podpisu bezpośrednio pod odpowiedzią, a nie na końcu konwersacji,
• Dane użytkowników aktualizowane przez łatwe w użyciu pola dynamiczne,
• Zastosowanie różnych wzorów podpisów dla nowych wiadomości i odpowiedzi,
• Automatyczne dodawanie podpisów do emaili wysyłanych z każdego urządzenia.