Użytkownikom wszystkich wersji programu CodeTwo Exchange Rules 2010 oraz pracujących na Exchange 2010 użytkownikom CodeTwo Exchange Rules PRO zalecamy wstrzymanie się z instalacją aktualizacji Rollup 1 do Microsoft Exchange 2010 SP3. Przyczyną jest możliwość powodowania przez nią błędnego działania programów zarządzających podpisami na Exchange 2010 (np. nie wstawianie podpisów do wiadomości e-mail), w tym CodeTwo Exchange Rules 2010 i CodeTwo Exchange Rules PRO.
Źródłem problemu jest jedna z bibliotek Rollup 1. Aktualnie razem z zespołem Microsoft pracujemy nad rozwiązaniem. Na chwilę obecną jedynym sposobem na obejście problemu jest odinstalowanie aktualizacji.
O statusie sprawy będziemy na bieżąco informowali na naszym blogu. Do usłyszenia!
Wraz ze wzrostem popularności oferowanych przez Microsoft usług chmurowych, coraz więcej firm rozważa przeniesienie skrzynek pocztowych użytkowników do Office 365. Mimo że Microsoft udostępnił administratorom zestaw podstawowych narzędzi i dokumentację techniczną, migracja z Exchange do Office 365 nadal nie jest łatwym zadaniem… Chyba że dysponujemy wygodnym i sprawnym programem do migracji. Jeżeli planujesz przeniesienie swojej organizacji Exchange Server do chmury, CodeTwo Office 365 Migration pomoże Ci wykonać to zadanie szybciej, prościej i taniej niż mogło Ci się początkowo wydawać.
Szybkie i proste migracje z Exchange do Office 365
Podstawową funkcją CodeTwo Office 365 Migration jest maksymalne uproszczenie procesu migracji użytkowników z lokalnej organizacji Exchange Server do Office 365. Program zaprojektowaliśmy tak, by był możliwie łatwy w obsłudze i zmniejszał zakres zadań pre-konfiguracyjnych do absolutnego minimum. Ergonomiczny panel administracyjny programu zapewnia bezpośredni dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji, czyniąc skrypty PowerShell zupełnie zbędnymi.
Po zainstalowaniu aplikacji i połączeniu z źródłową domeną Active Directory w panelu administracyjnym wyświetli się lista skrzynek pocztowych wraz z opcjami ustawień połączeń i informacjami o statusie.
Przy użyciu CodeTwo Office 365 Migration, migracja z Exchange do Office jest naprawdę łatwa. Przed jej rozpoczęciem musisz utworzyć połączenie z docelową organizacją Office 365 i wskazać docelową skrzynkę pocztową w chmurze, dla każdego użytkownika który będzie przenoszony.
Kiedy docelowe lokalizacje skrzynek pocztowych użytkowników zostaną już wybrane możesz rozpocząć migrację. W trakcie migracji z Exchange do Office 365 program będzie wykonywał jednorazowo maksimum 4 czynności przenoszenia. Informacje o statusie migracji wyświetlane będą na bieżąco w panelu administracyjnym CodeTwo Office 365 Migration. Całkowity czas migracji uzależniony jest od szybkości Twojego łącza internetowego.
Bezpieczeństwo danych i szczegółowe raportowanie
Korzystając z CodeTwo Office 365 Migration nie ryzykujesz utraty jakichkolwiek danych. Dzieje się tak, ponieważ program, zamiast przenosić i kasować, wykonuje tylko identyczne kopie Twoich skrzynek pocztowych ich zawartości i wysyła je do chmury. Rezultaty migracji można następnie szczegółowo prześledzić, zanim przejście Exchange do Office 365 zostanie sfinalizowane. Migracja każdej skrzynki zostaje natychmiast zapisana w plikach dziennika, więc ewentualne problemy można bardzo łatwo zidentyfikować i rozwiązać.
Migruj z Exchange 2007, 2010 i 2013
CodeTwo Office 365 Migration pozwala na migracje z Exchange Server 2007, 2010 i 2013. Cały proces jest we wszystkich wypadkach tak samo prosty – niezależnie od tego która wersja Exchange Server stanowi źródło migracji do Office 365. Program także wspiera bezpośrednie migracje z Exchange Server 2007.
Używaj za darmo!
CodeTwo Office 365 Migration możesz otrzymać całkowicie za darmo – wystarczy, że posiadasz aktywną subskrypcję Office 365 i wskażesz CodeTwo jako swojego partnera (ang. Partner of Record) wykonując kilka prostych kroków opisanych na tej stronie. Uczestnictwo w programie nie wiąże się z żadnymi kosztami z Twojej strony, ponieważ Twoją licencję CodeTwo Office 365 Migration opłaca Microsoft.
Wersja testowa
Zanim podejmiesz ostateczną decyzję możesz także przez 30 dni za darmo testować CodeTwo Office 365 Migration. W tym celu pobierz plik instalacyjny z tej strony, a następnie zainstaluj i skonfiguruj program zgodnie z tą instrukcją.
UWAGA: Wersja testowa pozwala na migrację maksimum 10 elementów z każdego folderu.
Przenoszenie skrzynek pocztowych Exchange do innego lasu Active Directory jest zawsze krytycznym momentem i wymaga sporo wysiłku. Kluczem do udanej migracji Exchange jest stworzenie sensownego planu i wybranie narzędzia, które wykona resztę pracy. Mimo że Exchange posiada opcje pozwalające na przenoszenie skrzynek użytkowników pomiędzy serwerami należącymi do tej samej domeny, migracje dużych ilości użytkowników do innego lasu są już wyzwaniem. Powód? Microsoft nie wyposażył Exchange w funkcjonalność pozwalającą na przeprowadzenie takiej operacji w wygodny i bezbolesny sposób.
Właśnie dlatego stworzyliśmy program CodeTwo Exchange Migration. Z jego pomocą migrowanie serwera Exchange między organizacjami to bułka z masłem.
Bezbolesne migracje Exchange między lasami domen
CodeTwo Exchange Migration został zaprojektowany by zapewnić Ci maksymalny komfort i kontrolę nad migracjami Exchange-do-Exchnage. Konfiguracja jest łatwa i szybka, i nie wymaga korzystania z jakichkolwiek skryptów Power Shell w celu rozpoczęcia. Wszystkie niezbędne opcje dostępne są bezpośrednio poprzez interfejs użytkownika.
Program należy zainstalować w źródłowej (tej, z której będziemy przenosić skrzynki) domenie Active Directory. Po podaniu danych dostępowych użytkownika z uprawnieniami Administratora Domeny wyświetli się lista źródłowych skrzynek pocztowych.
Zanim zaczniesz migrację musisz utworzyć połączenie z docelową organizacją Exchnage. W tym celu CodeTwo Exchange Migration korzysta z usługi EWS (Exchange Web Services). Jeżeli serwer docelowy znajduje się w tej samej domenie Active Directory co źródłowy, możesz także skorzystać z usługi Autodiscover w celu utworzenia połączenia.
Następnie należy wskazać docelowe skrzynki pocztowe dla wszystkich skrzynek źródłowych. Lista docelowych użytkowników widoczna jest w oknie ustawień połączeń. Wybierz skrzynkę docelową dla każdego użytkownika, który będzie migrowany.
Po utworzeniu połączenia i wskazaniu docelowych skrzynek pocztowych nie pozostaje już nic, tylko zacząć migrację i obserwować jej postępy. Praca administratora została wykonana.
Migruj z Exchange 2007 do 2013
Jedną najważniejszych korzyści jakie daje CodeTwo Exchange Migration jest możliwość przenoszenia skrzynek użytkowników ze starszych wersji Exchange, np. 2007, bezpośrednio do Exchange 2013, bez dodatkowej konfiguracji, czy wieloetapowych migracji.
Informacje o statusie i pliki dziennika
Status migracji każdej skrzynki pocztowej można łatwo sprawdzić w trakcie i po ukończeniu migracji. Program wyświetla informacje o postępie bezpośrednio w głównym oknie, a administrator może dodatkowo odczytać szczegóły migracji poszczególnych folderów z plików dziennika.
Oszczędność czasu i zasobów
Prostota, niezawodność i rozsądna cena – to największe zalety CodeTwo Exchange Migration. Program nie zawiera ani jednej zbędnej opcji i właśnie dlatego jest taki praktyczny. Dzięki niemu możesz przeprowadzić migrację zupełnie samodzielnie i bez konieczności studiowania opasłych instrukcji użytkownika.
Kliknij żeby pobrać wersję demo i testuj za darmo
Chcesz przetestować CodeTwo Exchange Migration? Nic prostszego. Wersja demo jest dostępna do pobrania na stronie produktu – nie musisz wypełniać żadnych formularzy i czekać aż przyślemy Ci plik instalacyjny. Wersja demo działa przez 30 dni i można za jej pomocą zmigrować maksimum 10 elementów z każdego foldera. Żeby usunąć to ograniczenie, kup licencję dla wszystkich skrzynek pocztowych, które zamierzasz migrować i aktywuj aplikację.
Na naszej stronie dostępna jest już najnowsza aktualizacja programu CodeTwo Exchange Rules PRO – dodatku do Microsoft Exchange Server wspomagającego zarządzanie serwerem w zakresie automatycznej kontroli treści wiadomości, przepływu poczty oraz automatycznych podpisów w emailach. Najnowsza wersja (1.4.5) zawiera jedną nowość i trzy mniejsze poprawki błędów zgłoszonych przez użytkowników w przeciągu ostatnich kilku tygodni. Dziękujemy za Wasze emaile i telefony!
Zalecamy wszystkim użytkownikom pobranie najnowszego pliku instalacyjnego i aktualizację do wersji 1.4.5. Aktualizacja jest darmowa dla wszystkich posiadaczy licencji. Nowa wersja musi zostać pobrana z naszej strony i nadpisana nad poprzednią wersją. Po aktualizacji wszystkie dotychczasowe ustawienia oraz dane licencjonowania zostaną zachowane. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z Działem Wsparcia Klienta CodeTwo, który czynny jest od poniedziałku do piątku, 24 godziny na dobę (sprawdź godziny pracy tutaj).
Scenariusz często wygląda tak – któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami w firmowych emailach – w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i – przede wszystkim – brak jest wymaganych przez prawo informacji! Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!”
OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie. Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane, wystarczy przemyśleć co z naszą stopką może być nie tak:
1. Czy stopka zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje?
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek. Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy?
Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana! Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć – jesteś ubezpieczony.
3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange?
Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u. Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO – tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze.
4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo?
Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text).
5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio w odebranym mailu ?
Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila; aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącznik, co jest dla niego uciążliwe. Cała praca z dodawaniem logo firmy i zdjęć użytkowników idzie na marne. Klient widzi profesjonalnie wyglądającą stopkę z grafiką, logo firmy i zdjęciem nadawcy wiadomości bezpośrednio w mailu. Efekt brandingowo-marketingowy zostaje osiągnięty.
6. Czy w konwersacji mailowej stopka pojawia się bezpośrednio pod odpowiedzią?
Stopka dodana do wiadomości będącej odpowiedzią w konwersacji mailowej jest dodawana zawsze na końcu (na dole) maila, zamiast bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią. Sprawia to wrażenie jakby nadawca w ogóle nie dodał stopki, dodatkowo w mailu jest bałagani i nie wiadomo kto co napisał. Każda odpowiedź jest zakończona podpisem wysyłającego. Podpis znajdujący się bezpośrednio pod wysłaną odpowiedzią wygląda profesjonalnie; cała korespondencja jest uporządkowana i łatwo rozpoznać kto co napisał.
7. Czy każda stopka jest spersonalizowana i zawiera dane kontaktowe wysyłającego?
Na przykład: email do klienta nie zawiera numeru komórki sprzedawcy. Utrudnia to bezpośredni kontakt klienta ze sprzedawcą w sprawie nowego zamówienia – szef sprzedaży nie jest zachwycony. Każdy mail wychodzący na zewnątrz jest uzupełniany o dane wysyłającego (a być może również jego zdjęcie). Klient dzwoni bezpośrednio do sprzedawcy i zamawia :-)
8. Czy wszystkie pola w stopce są wypełnione?
Masz w Active Directory niewypełnione pola dla niektórych użytkowników? Jeżeli użyłeś któregoś z nich w szablonie, to w stopce może pojawić się tekst typu „tel. kom. ” . Puste przestrzenie w stopce pokazują całemu światu że masz bałagan w stopkach i … w Active Directory. Zapobiec temu możesz albo uzupełniając w Active Directory wymagane pola dla wszystkich użytkowników, albo (pewniej!) warunkując dodawanie tych pól do stopki w zależności od tego czy są wypełnione w AD.
W stopce nie ma żadnych niewypełnionych informacji – stopka jest spójna, kompletna i ma profesjonalny wygląd.
9. Czy pełna, długa stopka jest dodawana tylko jeden raz w korespondencji mailowej (a nie w każdej odpowiedzi)?
Pełna, zgodna z wymaganiami prawnymi, zawierający dane firmy i disclaimer, stopka dodaje się pod każdą odpowiedzią w konwersacji mailowej. Taka stopka zajmuje dużą część ekranu i zmusza adresata wiadomości do ciągłego scrollowania. Jedna, pełna stopka w mailu wystarczy żeby być chronionym prawnie. Wystarczy dodać ją w pierwszej wiadomości, a w kolejnych odpowiedziach dodawać tylko skróconą wersję stopki.
10. Czy szablon dodanej stopki jest dostosowany do nadawcy i adresata wiadomość?
Spełnienie tych wymagań tylko przy użyciu wbudowanych mechanizmów serwera Exchange jest bardzo trudne, jeżeli nie niemożliwe. Jeżeli chcesz uniknąć wyżej opisanych problemów, możesz pobrać z naszej strony program, który ułatwi Ci centralne zarządzanie stopkami na serwerze Exchange Program jest używany na tysiącach instalacji w ponad 80 krajach świata i jest obecnie dostępny w wersjach dla serwera, Exchange 2007, Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016 i Exchange 2019.
Jeśli natomiast twoja organizacja korzysta z Office 365, polecamy zapoznanie się z zaawansowanym programem do centralnego zarządzania podpisami email CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeznaczonym do pracy w tym środowisku.
Wszystkie stopki są jednakowe, co sprawia że są jednakowo niedostosowane do wszystkich wiadomości. Przykładowo: maile wewnętrzne niepotrzebnie zawierają pełne dane firmy, a maile wychodzące do klientów nie posiadają elementów graficznych. Masz różne szablony stopek dostosowane do tego kto do kogo wysyła wiadomość. Dział sprzedaży ma stopki zawierające atrakcyjną grafikę, pełne dane firmy i jej logo. Natomiast stopki w mailach wewnętrznych są krótkie i zawierają tylko wewnętrzne numery telefonów.
Na naszej stronie dostępna jest już najnowsza aktualizacja programu 
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.
Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
