CodeTwo CatMan
Synchronizuj i centralnie zarządzaj wspólnymi kategoriami w Outlooku
To narzędzie zostało wycofane z użytku. Nie jest już rozwijane, utrzymywane, testowane ani wspierane, co oznacza, że nie możemy zagwarantować, że będzie działać poprawnie w Twoim środowisku.
CodeTwo CatMan umożliwia współdzielenie kategorii programu Microsoft Outlook z innymi użytkownikami i zarządzanie nimi w prosty sposób w sieci. Instalując CodeTwo CatMan i używając jednego, wspólnego pliku konfiguracyjnego, można w bardzo prosty sposób stworzyć mechanizm do centralnego zarządzania wspólnymi kategoriami Outlooka zarówno w sieci lokalnej, jak i w Internecie.
Zobacz, jak CodeTwo CatMan synchronizuje kategorie w Outlooku:
Ważne! To NIE jest aplikacja mobilna, więc nie należy instalować programu na urządzeniach mobilnych. Pobierz i zainstaluj program na komputerze z Microsoft Outlook.
CodeTwo CatMan wprowadza pojęcie kategorii publicznych i prywatnych. Kategorie publiczne są zdefiniowane w zewnętrznym pliku konfiguracyjnym i są wspólne dla wszystkich użytkowników w sieci. Plik ten może być umieszczony w sieci lokalnej, bądź na serwerze WWW lub FTP, dzięki czemu, zarówno użytkownicy sieci lokalnej, jak i mobilni użytkownicy mogą współdzielić publiczne kategorie.
Kategorie prywatne to te, które użytkownik dodaje lokalnie w programie Outlook i tylko on ma do nich dostęp. Na liście kategorii w programie Outlook, użytkownik widzi zarówno swoje kategorie prywatne jak i kategorie publiczne. Przez cały czas działania Outlooka program monitoruje plik z publicznymi kategoriami. Gdy któraś z publicznych kategorii zostaje dodana, usunięta lub zmieniona, lista kategorii w Outlooku zostanie odpowiednio zaktualizowana.
Program posiada edytor kategorii, w którym wygodnie można edytować zarówno kategorie publiczne, jak i prywatne. Ustawiając odpowiednio prawa zapisu do pliku z kategoriami publicznymi, znajdującego się w lokalnej sieci, administrator może zdefiniować, którzy użytkownicy mogą je edytować.
Administrator może również umieścić plik z kategoriami publicznymi na serwerze WWW, dzięki czemu tylko on będzie mógł edytować publiczne kategorie, zaś reszta użytkowników nie będzie miała do nich prawa zapisu. Prawo dostępu do kategorii publicznych można także ograniczyć poprzez umieszczenie pliku na serwerze FTP, wymagającym uwierzytelnienia.
Funkcjonalność
Po zainstalowaniu dodatku CodeTwo CatMan uruchom program Microsoft Outlook. Pokaże się kreator konfiguracji, w którym należy podać ścieżkę lub adres URL do pliku tekstowego z publicznymi kategoriami. Jeśli podany plik jeszcze nie istnieje, zostanie automatycznie utworzony, gdy klikniesz Browse (Przeglądaj) i podasz nazwę dla nowego pliku.
Po kliknięciu przycisku Next (Dalej), wyświetlony zostanie edytor, w którym możesz edytować kategorie publiczne wspólne dla wszystkich użytkowników w sieci oraz kategorie prywatne, które są widoczne tylko dla lokalnego użytkownika. Możesz również przenosić kategorie pomiędzy oknem kategorii publicznych i prywatnych. Jeżeli plik z kategoriami publicznymi znajduje się na serwerze WWW (dostęp poprzez protokół https), edytowanie współdzielonych kategorii nie jest możliwe.
Edytor kategorii możesz szybko wyświetlić klikając na przycisk programu CodeTwo CatMan umieszczony w głównym pasku narzędzi Outlooka.
Ustawiając odpowiednio prawa pisania do pliku z publicznymi kategoriami, znajdującego się w sieci lokalnej, można definiować, którzy użytkownicy w sieci mogą edytować publiczne kategorie. Jeśli nie masz praw do edycji publicznych kategorii, program wyświetli odpowienią informację.
Program automatycznie synchronizuje kategorie publiczne zdefiniowane w pliku konfiguracyjnym z listą kategorii w Twoim Outlooku. Jeśli kategoria zostanie usunięta z pliku, program usunie ją również z listy kategorii Outlooka. W ten sposób w Outlooku możesz pracować jednocześnie z kategoriami publicznymi oraz prywatnymi.
Można edytować ustawienia programu po kliknięciu przycisku CodeTwo CatMan umieszczonego w głównym pasku narzędzi Outlooka następnie przycisku Settings (Ustawienia) na dole okna. W programie można określić, co ile sekund kategorie Outlooka mają być synchronizowane z publicznymi kategoriami. Domyślnie, synchronizacja odbywa się co 30 sekund dla kategorii publicznych znajdujących się w sieci lokalnej, oraz co 120 sekund dla kategorii publicznych umieszczonych na serwerze internetowym WWW lub FTP.
W jaki sposób przechowywane są kategorie publiczne Outlooka
Kategorie publiczne, wspólne dla wszystkich użytkowników programu Microsoft Outlook, zapisywane są w pliku tekstowym (.txt). Plik ten może być umieszczony na dysku w sieci lokalnej, bądź na serwerze internetowym WWW lub FTP. Każda z kategorii opisana jest w pliku za pomocą nazwy oraz identyfikatora koloru, oddzielonymi od siebie znakiem średnika.
Nazwa kategorii;identyfikator koloru
Każda nowa kategoria umieszczana jest w nowym wierszu. Dla wersji Microsoft Outlook 2003 oraz starszych identyfikator koloru przyjmuje zawsze wartość 0, ponieważ w wersjach tych nie można ustawić koloru kategorii.
Jak ustawić komunikację z serwerem WWW/FTP na innym porcie niż domyślny (80/21)?
Komunikacja z serwerami internetowymi WWW oraz FTP w programie CodeTwo CatMan odbywa się poprzez domyślne porty:
port 80 dla serwera WWW
port 21 dla serwera FTP
Tak więc, wpisanie w ustawieniach programu CatMan adresu: ftp://moj_serwer.pl/publiczne_kategorie.txt wymusza połączenie z serwerem moj_serwer.pl na porcie 21.
Aby użyć innego portu do komunikacji z serwerem, należy zmodyfikować adres URL według pokazanego poniżej schematu:
typ_protokołu://nazwa_serwera:port/ścieżka_do_pliku
gdzie port oznacza numer portu (np. 80, 81, 21).
Przykład:
http://www.codetwo.pl:81/publiczne_kategorie.txt
Dla użytkowników Windows 7
Po zainstalowaniu programu CodeTwo CatMan i uruchomieniu Outlooka po raz pierwszy, system zapyta, czy zezwalamy na dokonanie przez program Outlook zmian na komputerze. Aby CodeTwo CatMan działał prawidłowo, należy zezwolić na dokonanie tych zmian. Jeśli tego nie zrobimy, współdzielenie kategorii publicznych poprzez serwer FTP nie będzie możliwe, ponieważ zapora systemu Windows będzie blokowała komunikację z serwerem.
Dla użytkowników Microsoft Outlook 2003 i wcześniejszych wersji
Jeśli jeszcze nigdy nie edytowałeś listy kategorii programu Outlook, zrób to teraz. W przeciwnym wypadku obecne domyślne kategorie zostaną usunięte. Otwórz listę kategorii i dodaj dowolną kategorię, którą po zapisaniu zmian możesz usunąć.
Zobacz też:
